Форма обратной связи
Личный кабинет
Подать обращение
Версия для слабовидящих
-
Требования к составу и форматам электронных кадровых документов
-
Формат (xml-схема) описания электронного кадрового документа
-
Часто задаваемые вопросы по требованиям к составу и формату электронного кадрового документа
-
Нормативные правовые акты по электронному документообороту в сфере трудовых отношений
Общие сведения
22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», регулирующий электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
В Законе закреплены результаты эксперимента по использованию ЭКДО, который стартовал в мае 2020 г. и завершился 15 ноября 2021 г. Его целью было определить и создать условия для использования электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовить соответствующие поправки в трудовое законодательство.
Эксперимент показал, что использование ЭКДО позволяет лучше защищать кадровые документы от повреждения и потери, упрощает процедуру оформления трудовых отношений, сокращает работодателям с распределенной филиальной сетью издержки, а работникам дает быстрый доступ к необходимым документам и справкам, связанным с трудовой деятельностью.
В ходе эксперимента была апробирована подсистема «Электронный кадровый документооборот» Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России».
Принятие Закона обеспечивает правовую базу для широкого внедрения ЭКДО. При этом переход на электронные документы не является обязательным, решение принимается каждой организацией самостоятельно.
Работодатели также имеют право выбора информационной системы, посредством которой планируется осуществлять электронный кадровый документооборот. Они могут использовать как собственную информационную систему, так и апробированную в ходе эксперимента подсистему ЭКДО портала «Работа в России».
Согласно Закону при создании электронных каровых документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов.
Требования к составу и форматам электронных кадровых документов
30 сентября 2022 года в Минюсте России зарегистрирован приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 г. № 578н «Об утверждении Единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе» (далее – Единые требования).
Согласно Единым требованиям, электронный кадровый документ состоит:
- из основной части — PDF/A-1A-файла;
- приложения (если есть) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
- файла 1 или нескольких электронных подписей (при наличии) для первых 2 составных частей;
- машиночитаемой доверенности для подписи (при наличии);
- описания электронного документа в формате XML.
- Формат (xml-схема) описания электронного документа, связанного с работой v.1.0; Дата публикации – сентябрь 2022 года. Версия действительна до 31.03.2024 (12 месяцев начиная с месяца публикации xml-схемы v. 1.1)
- Формат (xml-схема) описания электронного документа, связанного с работой v.1.1; Дата публикации – февраль 2023 года.
- Рекомендации по формированию описания электронного документа, связанного с работой;
Также Едиными требованиями закрепляются требования к наименованию структурных элементов электронного документа.
Единые требования вступили в силу с 1 марта 2023 года. Работодатель, принявший решение о введении в своей организации электронного документооборота, обязан при формировании отдельных электронных документов обеспечить их соответствие Единым требованиям.
Отмечается, что Единые требования применяются к содержащимся в утвержденном работодателем в соответствии с частью 2 статьи 22.2 ТК РФ перечне документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника (или соискателя) в письменной форме, в том числе под роспись (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ).
Сервис проверки электронных кадровых документов
Для проверки корректности формирования электронных кадровых документов в соответствии с Едиными требованиями на портале «Работа в России» реализован сервис проверки электронных кадровых документов.
Обращаем внимание, что сервис доступен только для работодателей, авторизованных через личный кабинет работодателя на портале «Работа в России».
Часто задаваемые вопросы по требованиям к составу и формату электронного кадрового документа
Нет. По умолчанию нормативные правовые акты обратной силы не имеют. Таким образом электронные документы, связанные с работой, созданные до вступления в силу Единых требований, не нужно приводить в соответствие с Едиными требованиями.
Да, обязательно.
При подписании электронного документа, связанного с работой, посредством простой электронной подписи (ПЭП) файл подписи не прикладывается. В описании электронного документа, связанного с работой, указывается признак подписания документа данным видом подписи.
Допускается использование для подписания только отсоединенной (открепленной) электронной подписи.
При размещении новой версии XML-схемы, предыдущая версия XML-схемы считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии XML-схемы. При этом отмечаем, что если за короткий период времени будет выпущено более одной версии XML-схемы, то начало времени действия изначальной версии XML-схемы (12 календарных месяцев) отсчитывается с момента выпуска первого обновления XML-схемы и не обновляется с последующим выпуском новых версий XML-схем. Например, XML-схема v.1 опубликована в октябре 2022 года. Затем, в феврале 2023 года выпущена новая XML-схема v.2, а в апреле 2023 года размещается обновленная XML-схема v.3. В данном случае отсчет срока действия XML-схемы v.1 начинается с марта 2023 года (месяц, следующий за месяцем размещения XML-схема v.2), а не с мая 2023 года (месяц, следующий за месяцем размещения XML-схема v.3).
Описание электронного документа, связанного с работой, должно быть сформировано по итогу подписания основной части электронного документа и приложения к ней (при наличии) сторонами трудовых отношений.
Нет. Приложение к описанию электронного документа, связанного с работой, представляет собой справочник кодов документов (кадровых событий), которые в соответствии с ТК РФ могут быть оформлены в электронном виде. Данный классификатор используется работодателем только в случае, если такой работодатель принял решение перейти на электронный кадровый документооборот, приняв соответствующий локальный нормативный акт, содержащий в том числе перечень документов, которые будут оформляться в электронном виде. Таким образом, не все виды документов (кадровых событий) должны соответствовать приказу, а только те, которые выбраны самостоятельно работодателем для ведения в электронном виде.
В целях осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений классификатор полномочий Минцифры России, размещаемый в Единой системе нормативной справочной информации, дополнен полномочием «Подписание кадровых документов от лица работодателя».
Таким образом, в случае использования машиночитаемой доверенности допустимо указывать данное полномочие из классификатора полномочий.
Нормативные правовые акты по электронному документообороту в сфере трудовых отношений
- Федеральный закон от 24.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
- Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июля 2022 г. № 1192 «Об утверждении Правил взаимодействия информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, и федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;
- Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 г. № 578н «Об утверждении Единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе»